湖南省人民医院党委副书记 朱丽琴
在现代组织管理体系中，会议作为推进工作、解决复杂问题、提升团队协作能力的关键手段，其重要性不言而喻。然而，众多管理者却常陷入“会议多、效率低、效果差”的困境。如何突破这一瓶颈，通过优化会议管理提升整体管理水平，成为一大现实问题。湖南省人民医院（湖南师范大学附属第一医院）创新性引入由目标（Objective）、规则（Rules）、训练（Training）、检查考核（Check）、文化（Culture）五个核心要素构成的“ORTCC”模型，在会议管理中取得显著成效。
会议囧境的思与困
“不是在开会，就是在开会的路上”，这是一句日常吐槽，也是很多管理者的真实写照。会议管理有以下几个常见问题：一是会议数量多。院级、部门级或科级会议混淆，“以会议落实会议”现象屡见不鲜，导致会议资源过度消耗，与会者疲于应对。二是会议时间冲突。会议安排缺乏科学规划，时间重叠、内容重复时有发生，极大降低了会议效率与效果。三是会议效果欠佳。参会人员迟到、早退现象普遍，部分参会人员对会议内容理解模糊，执行落实不到位，导致会议无法达到预期目标。
产生以上问题的原因很多，主要可以归纳为以下几条：一是缺乏统筹规划。会议召开随意性大，无统一规划与协调机制，导致会议资源配置不合理。二是会议目的模糊。部分会议目标不清晰，解决问题思路不明确，使会议讨论缺乏焦点，难以达成有效决策。三是会前准备不足。会前调研与准备工作不充分，导致会议讨论缺乏深度与广度，效率低下，甚至出现反复开会的情况。
会议是管理的核心手段，在加强组织决策、推进工作执行、解决实际问题及提升团队协作能力等方面发挥着不可替代的作用。会议场景是管理者综合展示沟通、协调、统筹、决策与执行等多方面能力的平台。同时，会议质量也影响着组织效率，高质量的会议能实现资源最大化利用，有力推动组织战略目标达成，是提升组织整体效率的关键因素。
用整体思维锤炼高质量会议
“ORTCC”模型作为精细化管理的有力工具，强调管理者的系统化、整体化的思维。该模型由目标（Objective）、规则（Rules）、训练（Training）、检查考核（Check）、文化（Culture）五个核心要素构成。
精准设定会议目标。明确、具体且可衡量的目标设定是工作精准推进的基石。在会议管理中，清晰的目标可以为会议流程与讨论方向提供指引，避免会议陷入无意义的闲谈和太分散的讨论，使各项工作有的放矢。管理者应秉持“少开会、开短会、开好会”原则，为每次会议明确清晰、具体且可衡量的目标及预期效果。如：明确院级会议可分为决策（党委会与院长办公会）、通报与部署（中层干部例会）、部门总结与计划（行政例会）等；部门级会议主要为培训与专项工作部署；科内会议主要为质量安全、学术前沿动态交流等。
严格落实会议规则。完善、细致且具高度可操作性的制度和流程是工作规范有序开展的保障。在会议场景中，应制定会议规则，明确会议筹备、召开及后续跟进的一系列标准动作，为会议顺利进行奠定基础。医院要对各层级会议进行全面梳理，去除重复、低效会议，优化会议资源配置；构建完善的会议制度，以正式文件的形式明确会议类型、目的、时间、流程及参与人员等关键要素，为会议规范化开展提供制度保障。
有效开展会议训练。针对性的培训活动能有效提升员工专业技能与工作能力。在会议管理范畴，通过训练提升管理者组织会议、高效沟通及精准总结会议成果等关键能力，为会议质量提升提供人力、智力支持。着力将制度转化为行为规范，比如将院级会议纳入年度计划，部门级会议纳入季度计划，科内会议设置相对固定时间与地点。通过系统培训，将会议制度转化为管理者日常行为准则，确保制度有效执行。
科学构建会议考核。科学合理的考核体系是工作按时、保质完成的重要保障。在会议管理方面，检查考核应包括会议目标达成情况、参会人员表现及会议成果转化效果等多个维度，促使会议发挥最大效能。应强化会议计划管理，考评会议必要性、重要性、时效性，对会议分类分级，需要院领导参加或者多部门参加的院级与部门级会议时间列入工作周表，避免时间冲突，确保会议安排科学合理，列入周表的会议则无特殊不取消，未列入工作周表的会议且非紧急任务不安排；科内会议时间地点每年收集一次，列入日常查房督查范畴。
积极打造会议文化。积极良好的管理文化能塑造员工责任感和质量意识。在会议管理中，文化体现为形成高效会议习惯、强化时间管理理念以及营造重视培训提升的氛围，从深层次推动会议管理水平提升。在实践中，可以将常规会议纳入固定日程，不再进行额外通知，节约人力物力，强化形成“会议记忆”；通过合理的会议安排，将紧急事项转化为可计划任务，提高工作前瞻性，提升组织时间管理水平；营造学习氛围，将培训视为提升管理能力的重要福利，鼓励员工积极参与培训，不断提升“开好每一个会”的能力。
实践案例
“行政月例会”的优化变革
湖南省人民医院现有行政职能大部22个。自2013年开始，医院实行“行政职能部门例会”制度（2024年更名为“院务会”），会议每月一次，由院级领导与各行政职能部门负责人参加。10年来，医院引入“ORTCC”模型优化会议管理，在会议管理系统化、规范化和高效化方面取得了显著成效。目前，院务会已成为落实医院党委决策和执行重要会议、重大活动以及多部门协调最重要的窗口和平台。
目标引导。明确将院务会定位为总结评估与计划会议，旨在提炼工作亮点、商议和解决“重、大、难、急”工作任务，提升行政管理者能力，提高工作计划性。
规则落实。固定会议时间，将院务会固定在每月初第一个星期五上午召开，列入周表，确保会议时间稳定且可预测；严格会议纪律，原则上不允许请假，当场通报到会情况，保障会议严肃性；规范会议流程，严格控制每位汇报人发言时间在3分钟内，确保会议流程紧凑、高效。
训练转化。下发规范文件，明确院级会议类型、目的、时间及参与要求等关键信息，并以文件形式下发，确保信息传达准确完整；持续优化改进，通过问卷调查与反馈机制，不断优化会议流程与内容，提升会议质量。
考核保障。由精细化管理办公室对会议目标完成情况和汇报质量进行月度考核，确保会议效果与质量持续提升。
文化支撑。提升汇报质量，汇报人PPT内容简洁，亮点突出，数据对比清晰，提升汇报的专业性与可视化效果；增强管理者能力，管理者汇报思路清晰，情绪平稳，部门执行力显著增强，有效提升了组织管理效能；推广管理经验，院务会模式在全省医疗机构广泛普及，成为高效管理典范，为行业发展提供有益借鉴。